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3 COSAS INTERESANTES QUE PUEDES HACER CUANDO UTILICES TU CORREO OUTLOOK

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Mucha gente utiliza como programa gestor del correo el famoso Outlook de Microsoft. La mayoría de personas que lo utiliza no sabe todo el potencial que esconde y cómo puede ser un gran aliado para ayudarnos a no perder tiempo.

 

Outlook tiene muchísimas cosas que puedes hacer con él pero hoy voy a explicarte 3 muy interesantes que te ayudarán muchísimo en tu día a día. Es posible que ya las conozcas y las utilices pero no todo el mundo lo sabe, así que aquí voy con mis tres usos.

 

Al cabo del día puedes recibir montones de correos electrónicos y si no tienes un poco de organización puedes llegar a volverte loco y ser esclavo de tu correo durante todo el día. Yo misma recibo cientos de correos cada día y en su mayoría son spam.

 

Cuando recibas un correo que no quieres volver a recibir más, lo que debes de hacer es marcarlo directamente como correo no deseado. Para ello pulsa sobre el correo seleccionado en tu bandeja de entrada, el botón derecho de tu ratón y en el desplegable que te aparece agrégalo a correo no deseado. De esta manera “casi” te aseguras de no volver a recibir más correos del estilo. 

 

Bien, esto no formaba parte de mis 3 usos pero he creído conveniente explicarlo por si no lo sabías, el correo no deseado es el más improductivo de todos y el que hace que no veamos los correos importantes entre tanta paja.

 

 

 

1º. CREAR CARPETAS PARA ORGANIZAR TU CORREO.

 

El primer recurso que te quiero comentar son la creación de carpetas en el lateral izquierdo de tu bandeja de correo. Por defecto verás que tienes una que pone bandeja de entrada y al desplegarla verás la del correo enviado, eliminado, no deseado y bandeja de salida, principalmente.

 

  

 

No es muy práctico tener en tu bandeja de entrada todo el correo que recibes. Agobia, confunde, puedes no ver correos importantes, borrarlo por error, etc… así que una manera de tener tu correo super organizado y que después te resulte muy fácil encontrar aquel correo que te enviaron hace 3 meses, es creando carpetas. Para buscar correos también hay otras alternativas pero no es mi  objetivo de hoy explicarte esto.

 

Pues puedes crear carpetas en tu bandeja de entrada con los conceptos que tú necesites. Por ejemplo, subordinada a tu bandeja de entrada puedes crear una que tenga el nombre de tu empresa, en mi caso es AINCAT. Después, subordinada a esta carpeta, tantas carpetas como departamentos tenga tu empresa o como compañeros tengas. 

 

De esta forma, cada vez que recibas un correo de algún compañero de tu empresa, después de hacer lo que te corresponda hacer, podrás archivarlo en la carpeta con el nombre de la persona que te lo envió. Si después tienes que consultar algún correo de esta persona será mucho más fácil encontrarlo porque sabes que estará en esta carpeta en concreto.

 

Puedes crear tantas como quieras, departamentos, clientes, proveedores, publicidad, notarias, bancos, etc…

 

 

  

 

 

2º. CREAR REGLAS PARA EL CORREO ENTRANTE

 

Cuando recibes un correo puedes hacer que no se quede en tu bandeja de entrada. Es posible que recibas correos de alguien que no son urgentes y que no precisan estar ocupando espacio en tu bandeja de entrada. Si sabes a dónde vas a encontrarlos, solo debes ir allí a buscarlos cada vez que quieras consultar el correo nuevo que te haya podido llegar de este remitente en cuestión.

 

Podemos crear reglas para que un correo que recibes de alguien en particular vaya directamente a la bandeja de correo eliminado, o también que vaya a otra carpeta.

 

Imagina que recibes correos de un proveedor, además de alguna factura, también te envía alguna promoción interesante o algún informe o boletín. Podemos crear una regla para que cuando llegue algún correo de este proveedor en particular no se queden en la bandeja de entrada y se vayan directamente a la carpeta que creaste anteriormente en la barra lateral izquierda subordinada a proveedores.

 

Para hacer esto debes ir a la pestaña “inicio” que está arriba a la izquierda de tu correo, después en la barra de herramientas debes ir al panel “mover”, escoger la opción “reglas” y finalmente crear regla.

 

   

 

 

 

Para este caso, debemos elegir la opción primera (cada vez que recibamos un correo De proveedor x, mover el elemento a la carpeta (escoger la del proveedor). Después aceptamos  y te preguntará si quieres ejecutar ya la regla con los correos que puedan haber en la bandeja de entrada, decimos que sí y listo.

 

Y puedes crear tantas reglas como tú quieras. Así tu bandeja de entrada estará libre de correo que pueda despistarte o quitarte tiempo.

 

 

 

3º. ARCHIVAR EL CORREO DONDE TÚ QUIERAS GUARDARLO

 

Otra cosa que puedes hacer es sacar un correo determinado que te interese de tu bandeja de correo (no lo mueve, solo crea un duplicado), y guardarlo en otro lugar como por ejemplo el escritorio de tu ordenador, si lo que quieres es recordar que tienes que hacer algo, o también guardar este correo en una carpeta con todos los documentos y gestiones que has hecho con un cliente determinado.

 

 

Para sacar un correo de tu bandeja de entrada y llevarlo hasta el escritorio de tu ordenador, lo único que debes hacer es seleccionarlo y arrastrarlo hasta tu escritorio. Así de sencillo. Aquí lo puedes tener para recordar que tienes que hacer algo o desde aquí guardarlo en la carpeta que contiene toda la documentación de una compraventa, por ejemplo.

 

 

 

 

 

Y estos han sido los tres usos que quería explicarte hoy sobre Outlook. A lo mejor ya los conoces y los utilizas, a lo mejor no. Sea como sea, lo que para unos es fácil, sencillo o de principiante, para muchas otras personas no están sencillo porque no se las explicaron nunca o porque no sabían el uso práctico que podían darle a sus funciones.

 

Espero que este artículo te haya gustado, que haya sido útil para ti y que si no conocías estos usos a partir de ahora mejoren la organización de tu correo.

  

Deja por favor tu comentario aquí debajo en el apartado de comentarios contándome si te ha gustado este post, si te ha sido útil y si ya conocías estos recursos. 

 

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