El tiempo es el bien más preciado que existe, mucho más que el dinero. El tiempo es limitado, cada día tiene 24 horas, solo dispones de ese tiempo para vivir un día y de ti depende el modo en el que empleas ese tiempo. Al trabajo dedicas unas ocho horas diarias y apuesto que eres de las personas que nunca tienen tiempo suficiente para llegar a realizar todas sus tareas. En gestión de tiempo podemos hablar de muchas cosas pero hoy solo voy a contarte una.
Durante el día, semana, mes y año hay una serie de tareas que se van repitiendo, que son importantes para el desarrollo de tu empresa y actividad y que más o menos tienen una fecha indicada en el calendario.
Durante una jornada normal de trabajo recibes llamadas, visitas de personas y clientes, interrupciones de tus compañeros de trabajo, tu jefe te pide cosas “siempre importantes e inmediatas”, surgen imprevistos como que se estropea la impresora o no funciona internet… además de las tareas que ya sabes que tienes que realizar durante el día.
La organización y planificación es la base y el secreto de la gestión del tiempo. Como digo, hay muchas cosas que puedes hacer para gestionar de forma correcta ese tiempo. Puedes usar una agenda, utilizar la matriz de prioridades, listas de tareas, check list de protocolos, marcarte objetivos, etc.
Como he dicho hoy solo me voy a centrar en una. Son los horarios y check list que te ayudarán a organizar tu tiempo de forma más precisa y eficaz.
Lo primero que te recomiendo es un calendario semanal de tu jornada laboral, distribuido en horas desde que empiezas a trabajar hasta la hora que te marchas a casa. Este horario no será para que lo actualices diariamente con todo lo que tienes que hacer durante el día. En este horario únicamente marcarás aquellas tareas importantes que sabes que tienes que hacer en uno o varios días de la semana y la franja horaria que ocupan. De esta forma, cuando tengas otras tareas que añadir a tu agenda semanal, debes organizar esas tareas en días y franjas horarias que no estén ya ocupadas. Si por ejemplo destinas un tiempo para revisar la publicidad de tus portales de internet varias veces a la semana, reserva un tiempo determinado en tu horario general de la semana para que otras tareas no ocupen ese momento.
Las tareas no tienen porqué empezar y acabar en el mismo día. Pueden ser tareas que se pueden ir realizando en varios días para que no sea una tarea larga, pesada y que ocupe demasiado tiempo para poder hacer otras cosas importantes; por lo que imagina que tienes que preparar una presentación dentro de una semana y calculas que tardarás unas 3 horas en tenerlo listo. Puedes decidir hacerlo en una tarde pero también puede ser más productivo dividirlo en 3 días durante la semana en la que dedique una hora a este proyecto permitiendo poder hacer más cosas durante el día y también no agotandote por realizar una misma tarea durante demasiado tiempo.
También te recomiendo que las tareas que requieran mayor concentración las realices a primera hora puesto que es el momento del día que más energía solemos tener y más producimos. Siempre hay excepciones pero esto suele ser lo habitual.
También te recomiendo para mantener el FOCO, una plantilla del mes o del trimestre con aquellas actividades que concentres en en un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo, imagina que piensas realizar una campaña de marketing en el que piensas preparar unos flyers para buzoneo acompañado de unos mailing. Piensa que tienes que prepara el flyer, mandarlo a imprenta, organizar la zona de reparto, repartirlos (esto no lo harás tu), y preparar y enviar el mailing cuando corresponda. Pues puedes crear un calendario donde aparezca por ejemplo el trimestre con los meses, donde cada mes tenga tantas columnas como semanas tenga y debajo una serie de filas para poder marcar las tareas que deseas realizar para la campaña.
Y esto hacerlo con cada campaña o tarea que requiera un proceso o protocolo de preparación. Así de un vistazo sabremos qué te toca hacer en cada momento.
Por último, crear un SISTEMA para hacer una tarea. Por ejemplo, vamos a imaginar la tarea de organizarte para asistir a la reunión matinal que haces en tu empresa todos los días para poneros al día de todo lo que hicisteis en el día anterior y lo que tenéis previsto para el día de hoy. En este caso haremos un check list para no olvidar nada de lo que debemos preparar para esa reunión. Veamos un ejemplo,
Este es un sistema sencillo de cómo preparar una reunión matinal. En realidad son check list para que no te olvides de nada. Debes comprobar que lo tienes todo preparado y marcarlo en tu check list. Puedes hacer check list de cualquier cosa. Cuando das de alta ofertas o clientes en tu CRM, cuando preparas la publicidad para enviar a una revista, cuando debes tramitar una cédula de habitabilidad o un certificado energético…
Espero que estos consejos y herramientas te hayan servido. En otro post te explicaré muchas más herramientas y acciones que puedes hacer para mejorar la gestión de tu tiempo.
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