Seguro que te ha pasado más de una vez en que tienes la sensación que estás perdiendo el tiempo. Que realizas la misma tarea repetitiva una y otra vez, y te gustaría encontrar una solución para así ahorrar un tiempo precioso que pudieras utilizar en otras cosas ¿me equivoco? ¡He leído tu pensamiento!

Quiero compartir contigo algunas herramientas que te facilitan la vida y te ayudan a hacer más llevadero ese trabajo, que al final odias, de tanto repetir una y otra vez.

Una herramienta que tiene aplicaciones para ayudarte es Gmail. Puedes tener varias cuentas, incluso personales y profesionales,  utilizando el mismo buzón, pero que a la hora de enviar emails utilizarás el que mejor te convenga. Para poder hacer esto te tendrás que dar de alta en G Suite, paquete que ofrece Google para empresas. Su coste aproximado es de 3€ al mes.

¿Conoces la herramienta “Respuestas Estándar”? Te permite guardar el contenido de los emails que envías una y otra vez, y donde solo tendrás que copiarlos cuando te haga falta.

Solo tienes que entrar en tu cuenta de Gmail, verás que arriba a la derecha hay una rueda dentada sobre la que puedes pinchar. En el desplegable que se abre haz click en “configuración”. Una vez aquí elige la opción “Labs” del menú superior y enseguida verás que aparece “Respuestas estándar”. Por defecto la encontrarás inhabilitada y lo único que debes hacer es habilitarla y después guardar los cambios.

Puedes escribir un e-mail sin tener que poner el destinatario. Solo redacta el contenido o plantilla que necesites. Una vez lo tengas redactado verás que abajo, en la derecha, hay una flecha pequeñita en la que, al hacer click, se despliegan opciones. Pues pinchas sobre “Respuestas Estándar” y luego “Nueva respuesta rediseñada”. Dale un nombre que describa para qué sirve ese mail y listo.

Cuando tengas que usar esta plantilla, sólo tendrás que crear un nuevo mail, añadir el destinatario de a quién se lo envías y, en la misma flechita ir a “Respuestas Estándar”, elige entonces la plantilla que mejor te convenga. ¡No sabes la de tiempo que estás ahorrando ya solamente con esto!

Y ahora vamos a programar un correo en Gmail. Tienes que entrar en la web de Gmail y hacer click en el botón rojo de instalar. Una vez instalado podrás enviar un email en el día y hora que tú programes. ¿De qué te sirve esto? Pues por ejemplo es muy útil si escribes correos a horas intempestivas (a las 7:00 am; 2:00 am, domingo…). No queda muy bien que el destinatario vea que estás contestando correos a horas poco apropiadas en la que la imagen que damos no es la más apropiada. Así que escribe tu correo y Boomerang lo enviará el día y hora indicado.

También puedes hacer seguimiento de los correos enviados. Es decir, saber si la persona que lo ha recibido, lo ha abierto o ha hecho click en algún enlace. Si lo activas, el destinatario verá un mensaje al final del correo que le avisa que se está realizando un seguimiento del correo y tiene la opción de desactivarlo. Si desactiva el seguimiento, no verás nada de lo que te acabo de contar. Si el seguimiento está activo, recibirás avisos en tu buzón; pero tienes que activar estos avisos haciendo click en el sobre azul con una interrogación que hay al final de la venta del mensaje.

Y sobre este seguimiento, puedes pedir que vuelva a enviar el correo si el destinatario no lo ha abierto, hecho click en algún enlace o respondido, eligiendo el tiempo que quieres dejar pasar antes de hacerlo. Para esto solo tienes que marcar la casilla correspondiente.

Como ves son herramientas muy interesantes que te ayudarán en tu día a día. Si no las conocías ya tienes unas herramientas muy potentes o “trucos guay” que harán de tu trabajo algo más ameno y no tan repetitivo.

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